Einsichtnahme der Dokumente

Recherchen im Universitätsarchiv Fribourg

Das Archiv der Universität Freiburg bewahrt die Dokumente, welche im Rahmen der Tätigkeit der Universität Freiburg entstanden sind, auf. Das Ziel dabei ist es, die archivwürdigen Unterlagen für wissenschaftlichen Recherchen und administrativen Anfragen zugänglich zu machen.

Einsicht

Die Dokumente im Universitätsarchiv Freiburg können im Grunde erst nach Ablauf der Schutzfristen eingesehen werden, die im Archivgesetzes des Staat Freiburg vorgesehen sind (ArchG Art 15 und 16).

Die ordentliche Schutzfrist beträgt 30 Jahre. Sie gilt für alle Dokumente mit Ausnahme derjenigen nach Artikel 16. Die Frist beginnt mit dem Datum des Abschlusses des Dossiers zu laufen; für ein einzelnes Dokument beginnt sie mit dem Datum seiner Erstellung. (ArchG Art. 15)

Dokumente, die nach Personennamen geordnet sind und besonders schützenswerte Personendaten enthalten, unterliegen einer besonderen Schutzfrist, es sei denn, die betreffende Person habe einer Einsichtnahme zugestimmt. Die Frist beträgt 10 Jahre ab dem Sterbedatum der betreffenden Person beziehungsweise 100 Jahre nach ihrer Geburt, wenn das Sterbedatum unbekannt ist und nicht ohne unverhältnismässigen Aufwand bestimmt werden kann. Wenn weder das Sterbe- noch das Geburtsdatum auffindbar sind, endet die Frist 100 Jahre nach dem Abschluss des Dossiers. Die besondere Schutzfrist darf auf keinen Fall kürzer sein als die ordentliche Schutzfrist. (ArchG Art.- 16)

Abgegebene Privatbestände sind entsprechend der Übergabevereinbarung einsehbar.

Im Falle einer Publikation, in der Quellen aus dem Universitätsarchiv Freiburg verwendet wurden, ist dem Archiv unentgeltlich ein Exemplar zukommen zu lassen.

Konsultation und Reproduktion

Die Konsultation erfolgt auf Anfrage vor Ort in unseren Büroräumlichkeiten. Es können maximal 2 Personen gleichzeitig recherchieren.

Das Archiv vergibt entsprechende Zeitfenster für Recherchen. Recherchen im Archiv erfolgen üblicherweise am Dienstag, Mittwoch und Donnerstag. Es muss mindestens vier Wochen vorher per Mail Kontakt mit dem Archiv aufgenommen werden.

Dies Anfrage erfolgt über ein Antragsformular, das ausgefüllt und per Mail an das Archiv geschickt werden.

Antragsformular

Da derzeit noch kein online Inventar zur Verfügung steht, müssen Rechercheanfragen direkt per Mail an das Archivpersonal gestellt werden: archives@unifr.ch. Das Archivpersonal konsultiert das Inventar und teilt mit, welche Dossiers zu dem Thema einsehbar sind. In manchen Fällen werden Auszüge aus dem Inventar versendet.

Im Anschluss wird geklärt welche Dossiers konsultiert werden und zu welchem Zeitpunkt.

Vor der Recherche muss die Benutzerordnung des Archivs vor den Recherchen akzeptiert und vor Ort in Papierform unterschrieben werden. Erst dann können die Unterlagen eingesehen werden. Sie erhalten ein entsprechendes Formular vor Ort vom Archivpersonal.Benutzerordnung

Bei der Konsultation und Publikation der Unterlagen müssen das Datenschutzgesetz vom 12.10.2023 des Kanton Freiburgs sowie das aktuelle schweizerische Urheberrecht berücksichtigt werden. Das Universitätsarchiv verfügt nicht zwingend über alle Urheberrechte, der im Universitätsarchiv archivierten Unterlagen. Die Rechte Dritter müssen also von Seiten der Forschenden abgeklärt und respektiert werden.

Es gibt einen Kopierer mit Scanfunktion vor Ort. Um die Dokumente zu schonen, wird allerdings eine Reproduktion durch Photographie durch die Forschenden bevorzugt. Dies erfolgt nur mit Erlaubnis des Archivpersonals.

Prinzipiell führt das Archivpersonal keine Recherchen an Stelle der Forschenden durch. Es werden grundsätzlich auch keine Archivalien für Forschende eingescannt und ihnen zugeschickt. In dringenden Ausnahmefällen können Unterlagen, nach Absprache mit dem Archiv, bis zu max. 30 Seiten zugeschickt werden. Auch in dem Fall muss das Antragsformular dem Archiv zugeschickt werden und die händisch signierte Benutzerordnung wird dem Universitätsarchiv auf postalischem Weg zugesandt. Das entsprechende Formular wird vom Archivpersonal per Mail zugeschickt.

Einsichtsgesuch

Dokumente, die noch in der Schutzfrist liegen, können nur mit Erlaubnis der abgebenden Stelle eingesehen werden. Abweichungen von der Schutzfrist dürfen von Personen und Einrichtungen, die wissenschaftliche Forschung betreiben oder sonst ein berechtigtes Interesse geltend machen, bewilligt werden, falls kein massgebliches öffentliches oder privates Interesse entgegensteht. Es muss hierfür ein Einsichtsgesuch gestellt werden. Das Universitätsarchiv stellt ein entsprechendes Formular zur Verfügung.

Die Abweichungen werden vom abliefernden Organ nach der Stellungnahme des Universitätsarchivs bewilligt. Sie können auch Auflagen und Bedingungen enthalten; zudem wird in ihnen festgelegt, wie in die Archive Einsicht genommen wird und wie diese benutzt werden.

Vorgehen:

• Der/ die AntragstellerIn verwendet ein entsprechendes Formular, um ein Einsichtsgesuch zu beantragen. Dieses erhält er/ sie per Mail durch das Archivpersonal.
• Dieses sendet er/ sie an das Universitätsarchiv.
• Das Universitätsarchiv leitet es zusammen mit einer Empfehlung an die abgebende Stelle weiter, diese trifft dann ihre Entscheidung.
• In gewissen Fällen kann der Rechtdienst konsultiert werden.
• Der Antrag wird innerhalb von 3 Monaten beantwortet.
• Es gibt keine Möglichkeit zum Rekurs im Falle einer Ablehnung des Einsichtsgesuchs.

Publikation

Bei Verwendung der Archivalien aus dem Universitätsarchiv Freiburg, ob nun im Rahmen einer Publikation oder aus Recherchezwecken, muss eine entsprechende Angabe gemacht werden. Es wird dabei das Archiv, der Bestand und die Signatur angegeben:

Archives de l’Université de Fribourg, [Bestand], [Signatur]

Umgang mit Dokumenten:

Archivunterlagen sind einmalige und fragile Dokumente, es sollten daher im Umgang mit ihnen folgende Regeln eingehalten werden:

• Die Konsultation erfolgt ausschliesslich in den dafür vorgesehen Räumlichkeiten.
• Es darf nicht mehr als ein Dossier konsultiert werden.
• Die Ordnung der Dokumente im Dossier darf nicht verändert werden.
• Die Reihung der Dossiers darf nicht geändert werden.
• Dokumente dürfen nicht gefaltet oder angerissen werden.
• Es dürfen keine Veränderungen und Vermerke auf den Dokumenten angebracht werden und es darf nichts gelöscht oder überschrieben werden.
• Bitte nicht die Finger befeuchten beim Durchblättern.
• Ausschliesslich Bleistift und Notizpapier sowie Laptop (oder ähnliches) und ein Smartphone oder Photoapparat sind am Arbeitsplatz zugelassen.
• Man darf sich nicht auf die Unterlagen lehnen oder seine eigenen Dokumente darauf ablegen.
• Die Unterlagen werden sorgfältig und in der ursprünglichen Reihenfolge wieder in das Dossier zurückgelegt nach der Konsultation.
• Getränke und Nahrungsmittel sind am Arbeitsplatz untersagt.
• Mäntel und Jacken sowie Taschen und Hüllen müssen vor Konsultation abgegeben werden.

Nach Konsultation der Akten, wird das Archivpersonal informiert.