Verwaltung von Dokumenten
Registratur- und Verwaltungsplan (Aufbewahrungskalender)
Jede Einheit (zentrale Organe, zentrale Verwaltung, Fakultäten, Lehr- und Forschungseinheiten, Körperschaften, sowie Kommissionen) ist für die Verwaltung seiner Dossiers und Dokumente verantwortlich. Sie muss dies gemäss dem Registratur- und Verwaltungsplan erledigen.
Registratur- und Verwaltungsplan
Ablieferung in das Universitätsarchiv
Gemäss den im Registratur- und Verwaltungsplan enthaltenen Bestimmungen werden die für das historische Archiv aufzubewahrenden Dokumente am Ende der administrative Aufbewahrungsfrist beim Universitätsarchiv abgeliefert. Das Verfahren für die Archivierung und Ablieferung legt die zu einzuhaltenden Bestimmungen fest.
Verfahren für die Archivierung und die Ablieferung
Aufbereitung der Dokumente
Die zu archivierenden Dokumente müssen in Archivmaterial an das Universitätsarchiv abgegeben werden. Dieses Material wird vom Selog zur Verfügung gestellt. Das folgende Dokument gibt Informationen zur Verwendung des Materials sowie zur Aufbereitung der Dokumente.
Vernichtung von Dokumenten
Gemäss den im Registratur- und Verwaltungsplan enthaltenen Bestimmungen für zu entsorgende Dokumente wird dem Universitätsarchiv ein Vernichtungsverzeichnis vorgelegt. Die Dokumente dürfen erst nach Genehmigung des Universitätsarchivs vernichten werden.
Verfahren für die Archivierung und die Ablieferung
Elektronische Archivierung
Mit Ausnahme der im Informationssystem der Universität verwalteten Dokumente müssen die für das historische Archiv aufzubewahrenden Dossiers und Dokumente ausgedruckt und dem Universitätsarchiv in Papierform abgeliefert werden. Die im Informationssystem der Universität verwalteten Dokumente werden elektronisch archiviert.
Das Universitätsarchiv steht für Fragen im Zusammenhang mit der Dokumentenverwaltung und Archivierung an der Universität zur Verfügung.