Archivierung und Aufbewahrung
Ein Verfahren für die Archivierung und die Ablieferung legt die zu respektierenden Bestimmungen betreffend Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten, die Modalitäten für die Ablieferung an das Universitätsarchiv sowie die Bestimmungen für die Konsultation von Archivgut fest.
Verfahren für die Archivierung und die Ablieferung
Für die Fakultäten hat das Universitätsarchiv zwei Aufbewahrungskalender erstellt, welche das Staatsarchiv genehmigt hat. Diese Aufbewahrungskalender lengen die Aufbewahrungsdauer der einzelnen Arten von Dokumenten fest:
Dossiers généraux des décanats (Aufbewahrungskalender)
Aufbewahrung von Dokumenten
Die Dokumente müssen aufbewahrt werden, ausgenommen sind jene Dokumente, die in zweifacher Ausgabe vorhanden sind oder die als Informationsquelle oder Beweismittel offensichtlich nicht von Interesse sind.
Die zentralen Organe, Fakultäten und universitären Körperschaften sowie alle unterstellten Einheiten sind für die Ablage ihrer Dokumente verantwortlich und erstellen schriftliche Aktenpläne.
Die Dokumente, die keinen unmittelbaren Nutzen mehr haben, müssen in Archivierungsdossiers geordnet werden.
Für weitere Informationen konsultieren Sie das Verfahren für die Archivierung und die Ablieferung.
Vernichtung von Dokumenten
Die Archivierung umfasst die Aufbewahrung und die Vernichtung.
Sämtliche Vernichtungen von Dokumenten müssen vom Universitätsarchiv, nach Abkommen mit dem Staatsarchiv, genehmigt werden.
Die Dokumente, die nicht als Informationsquelle und als Beweismittel von Interesse sind, können ohne Bedenken vernichtet werden, sofern diese auf der Liste, welche durch das Staatsarchiv angenommen wurde, aufgeführt sind.
Für die Vernichtung von Dokumenten, welche nicht durch das Staatsarchiv genehmigt worden sind, muss ein Vernichtungsverzeichnis erstellt werden. Dieses Verzeichnis muss durch das Universitätsarchiv, nach Absprache mit dem Staatsarchiv, genehmigt werden.
Ablieferung an das Universitätsarchiv
Laufende Überführung
Ein Exemplar der an der Universität herausgegebenen Publikationen sowie die die Universität betreffenden Gesetzestexte und die unterzeichneten Originale von Abkommen sind an das Universitätsarchiv zu übergeben.
Ablieferung von Archivgut
Vor der Ablieferung von Archivgut ist das Universitätsarchiv zu kontaktieren, um die Modalitäten der Abgabe zu regeln.
Bei der Evaluation der Dossiers wird festgelegt, welche Dossiers an das Universitätsarchiv überführt werden und welche vernichtet werden können. Für die Dienste und Einheiten der zentralen Verwaltung wird diese Evaluation bei der Erstellung des Aufbewahrungskalenders durchgeführt.
Jeder Überführung von Archivgut an das Universitätsarchiv muss eine Ablieferungsliste beigelegt werden.
Für weitere Informationen konsultie
Konsultation
Personen, welche Einsicht in archivierte Dokumente nehmen wollen, wenden sich an das Universitätsarchiv.
Christine Fracheboud, Archivarin
MIS6102
Tel. +41 26 / 300 70 50
christine.fracheboud@unifr.ch
Die Konsultation erfolgt grundsätzlich in seinen Räumlichkeiten.
Für weitere Informationen konsultieren Sie das Verfahren für die Archivierung und die Ablieferung.