Consultation des documents
Recherches aux Archives de l'Université de Fribourg
Les Archives de l'Université de Fribourg conservent les documents qui ont été produits dans le cadre des activités de l'Université de Fribourg. L'objectif est de rendre les documents dignes d'être archivés accessibles pour des recherches scientifiques et des demandes administratives.
Consultation
Les documents conservés aux Archives de l'Université de Fribourg ne peuvent en principe être consultés qu'à l'expiration des délais de protection prévus par la Loi sur l’archivage et les Archives de l'Etat de Fribourg (LArch Art. 15 et 16).
Le délai de protection ordinaire est de 30 ans. Il s'applique à tous les documents, à l'exception de ceux visés par l'article 16. Le délai commence à courir à compter de la date de clôture du dossier ; pour un document individuel, il commence à courir à compter de la date de création. (LArch Art. 15)
Les documents classés par nom de personne et contenant des données personnelles sensibles sont soumis à un délai de protection particulier, à moins que la personne concernée n'ait consenti à leur consultation. Le délai est de 10 ans à compter de la date du décès de la personne concernée ou de 100 ans à compter de sa naissance si la date du décès est inconnue ou si celle-ci ne peut être déterminée sans effort disproportionné. Si ni la date de décès ni la date de naissance ne peuvent être retrouvées, le délai expire 100 ans après la clôture du dossier. Le délai de protection spécial ne peut en aucun cas être plus court que le délai de protection ordinaire. (LArch Art. 16)
Les fonds privés cédés aux Archives de l’Université peuvent être consultés conformément à la convention de donation ou de dépôt.
Demande de consultation
Consultation et reproduction
La consultation se fait sur place, dans nos bureaux, sur demande. Deux personnes au maximum peuvent effectuer des recherches en même temps.
Les archives attribuent des créneaux horaires correspondants pour les recherches. Les recherches aux archives ont généralement lieu le mardi, le mercredi et le jeudi. Il faut prendre contact avec les archives par e-mail au moins trois semaines à l'avance.
Cette demande se fait via un formulaire de demande qui doit être rempli et envoyé par e-mail aux archives.
Comme il n'y a actuellement pas d'inventaire en ligne, les demandes de recherche doivent être adressées directement par mail au personnel des archives: archives@unifr.ch. Le personnel des archives consulte l'inventaire et indique quels dossiers sont consultables sur le sujet. Dans certains cas, des extraits de l'inventaire sont envoyés.
Il est ensuite précisé quels dossiers seront consultés et à quel moment.
Avant toute recherche, le règlement d'utilisation des archives doit être accepté et signé sur place sous forme papier. Ce n'est qu'ensuite que les dossiers peuvent être consultés. Un formulaire correspondant sera remis au chercheur sur place par le personnel des archives. Le règlement d'utilisation peut être consulté ici au préalable.
Lors de la consultation et de la publication des documents, la Loi sur la protection des données du 12 octobre 2023 du canton de Fribourg ainsi que le droit d'auteur suisse actuel doivent être pris en compte. Les Archives de l'Université ne disposent pas nécessairement de tous les droits d'auteur des documents archivés chez elles. Les droits de tiers doivent donc être clarifiés et respectés par les chercheurs.
Il y a une photocopieuse avec fonction de scannage sur place. Afin de préserver les documents, il est toutefois préférable que les chercheurs les reproduisent par photographie. Cela ne se fait qu'avec l'autorisation du personnel des archives.
En principe, le personnel des archives n'effectue pas de recherches à la place des chercheurs. En principe, les documents d'archives ne sont pas non plus scannés pour envoi aux chercheurs. Dans des cas exceptionnels et urgents, des documents de 30 pages maximum peuvent être envoyés après accord des archives. Dans ce cas également, le formulaire de demande de consultation ainsi que le règlement d'utilisation signé à la main doivent être envoyés aux Archives de l'Université par voie postale. Le formulaire correspondant est envoyé par mail par le personnel des archives.
Demande de dérogation
Les documents qui se trouvent encore dans le délai de protection ne peuvent être consultés qu'avec l'autorisation du service versant. Des dérogations au délai de protection peuvent être accordées à des personnes ou des institutions faisant de la recherche scientifique ou qui font valoir un intérêt légitime, pour autant qu'aucun intérêt public ou privé déterminant ne s'y oppose. Une demande de consultation doit être déposée à cet effet. Les Archives de l'Université mettent à disposition un formulaire correspondant.
Les dérogations sont accordées par l'institution versante après avis des Archives de l’Université. Elles peuvent également contenir des devoirs et des conditions ; en outre, elles définissent la manière dont les archives sont consultées et utilisées.
Procédure à suivre
- Le/la demandeur/euse utilise un formulaire adéquat pour demander une consultation. Il/elle reçoit ce formulaire par e-mail de la part du personnel des archives.
- Il/elle l'envoie dûment complété aux Archives de l'Université.
- Les Archives de l'Université le transmettent avec une recommandation au service versant, qui prend ensuite sa décision.
- Dans certains cas, le service juridique peut être consulté.
- La réponse à la demande est donnée dans les trois mois.
- Il n'y a pas de possibilité de recours en cas de refus de la demande de consultation.
Publication
En cas d'utilisation de documents des Archives de l'Université de Fribourg, que ce soit dans le cadre d'une publication ou à des fins de recherche, une légende adéquate doit être indiquée. La citation doit se faire en indiquant les archives, le fonds et la cote:
Archives de l'Université de Fribourg, [fonds], [cote].
En cas de publication utilisant des sources des Archives de l'Université de Fribourg, un exemplaire doit être remis gratuitement aux Archives.
Manipulation des documents
Les documents d'archives sont des documents uniques et fragiles, il convient donc de respecter les règles suivantes lors de leur manipulation :
- La consultation se fait exclusivement dans les locaux prévus à cet effet.
- La consultation de plus d'un dossier est interdite.
- L'ordre des documents dans le dossier ne doit pas être modifié.
- L'ordre des dossiers ne doit pas être modifié.
- Les documents ne doivent pas être pliés ou déchirés.
- Aucune modification ou annotation ne doit être apportée aux documents et rien ne doit être effacé ou écrasé.
- Ne pas se mouiller les doigts en feuilletant les documents.
- Seuls le crayon et le papier, l'ordinateur portable (ou similaire), un smartphone ou un appareil photo sont autorisés sur le lieu de consultation.
- Il est interdit de s’appuyer sur les documents ou d'y déposer ses propres documents.
- Les documents sont soigneusement remis dans l'ordre initial dans le dossier après la consultation.
- Les boissons et les aliments sont interdits sur le lieu de travail.
- Les manteaux et les vestes ainsi que les sacs et les pochettes doivent être déposés avant la consultation.
Après consultation des dossiers, le personnel des archives est informé.