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Base légale

Directives

Directives du Rectorat du 6 juillet 2010 concernant l'archivage des documents (les articles mentionnés dans cette procédure font référence à ces directives).

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Rôle des Archives de l'Université

¹ En mars 2010, une convention a été passée entre l'Université de Fribourg et les Archives de l'Etat de Fribourg qui prévoit que, en dérogation au règlement du 2 mars 1993 sur les Archives de l'Etat, l'Université conserve ses archives.

² Cette convention s'applique aux documents produits ou reçus par l'Université ‑ ses organes centraux, qui assurent la direction de l'Institution et les relations avec l'Etat et les autres Hautes Ecoles, ses facultés, qui constituent les unités principales d'enseignement et de recherche, ainsi que ses corps universitaires, qui regroupent les membres de la communauté universitaire ‑ dans le cadre de ses activités, quels que soient leur date, leur nature et leur support.

Archives de l'Université

³ Les Archives de l'Université accueillent les dossiers d'archives des organes centraux, des facultés et des corps universitaires, ainsi que des unités qui en dépendent, lorsqu'ils n'en ont plus l'utilité (art. 8). Elles en assurent la conservation et la consultation (art. 7). L'archiviste responsable des Archives de l'Université est la personne de référence au sein de l'Université pour l'archivage et la conservation des documents. Elle est consultée pour tout ce qui touche à ces questions et peut intervenir en matière d'archivage auprès des organes centraux, des facultés et des corps universitaires, ainsi que des unités qui en dépendent (art. 9). Les Archives de l'Université, de même que les Archives de l'Etat, contrôlent que les dispositions en matière d'archivage sont respectées au sein de l'Université (art. 10).

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Conservation des documents

¹ A l'exception de ceux qui font double emploi ou qui, à l'évidence, ne présentent aucun intérêt comme source de renseignement ou moyen de preuve, les documents doivent être conservés (art. 1).

Plan de classement

² Les organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que toutes les unités qui en dépendent, sont responsables du classement de leurs documents et établissent des plans de classement (art. 2). Le plan de classement est une liste qui présente l'organisation du classement des documents actifs au sein des unités. Tout en étant simple et efficace, le plan de classement est représentatif de l'activité de l'unité concernée et découle de sa mission, de son fonctionnement et de ses besoins. Il permet de clarifier le classement pour l'ensemble des collaborateurs (voir annexe 1).

Dossiers d'archives

³ Les documents qui ne présentent plus d'utilité immédiate doivent être constitués en dossiers d'archives (art. 3). En principe, ils sont mis, en respectant l'ordre chronologique et le classement, dans des enveloppes en papier ou des chemises en carton, si possible non acides (matériel d'archivage disponible auprès de l'Economat), glissées dans des boîtes d'archives. Quelques remarques d'ordre matériel : le plastic ne convient pas à la conservation, car il entraîne des transformations chimiques; les étiquettes collées avec des colles courantes ou du ruban adhésif se décollent très rapidement; le crayon à papier (graphite), contrairement à la plupart des encres de stylos et de feutres, ne s'efface pas à la lumière.

Description du contenu

⁴ Sur les enveloppes, ainsi que sur les boîtes d'archives, sont mentionnés, au crayon papier, leur contenu et les dates extrêmes (la date du document le plus ancien et la date du document le plus récent). Ces données seront reportées sur une liste (sous forme de tableau Word ou Excel) qui permettra d'établir le bordereau de versement lorsque les dossiers d'archives seront transmis aux Archives de l'Université et de faciliter la recherche de documents, en répondant ainsi à l'art. 38, al. 1 de la loi du 9 septembre 2009 sur l'information et l'accès aux documents qui recommande que "Les organes publics veillent à ce que leurs systèmes de classement facilitent l'exercice du droit d'accès".

Documents informatiques

⁵ Les documents élaborés par des programmes informatiques de bureautique destinés à l'impression, tels que procès-verbaux, rapports ou correspondance, doivent être conservés sur support papier et non sous format électronique. Pour l'archivage des documents purement informatiques (comme les banques de données), une solution doit être trouvée en collaboration avec les services informatiques et les Archives de l'Université (art. 4).

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Elimination de documents

¹ Toute élimination de documents doit être autorisée par les Archives de l'Université, sur accord des Archives de l'Etat (art. 11).

Documents qui peuvent être éliminés

² Les documents ne présentant pas d'intérêt comme source de renseignement ou comme moyen de preuve, dont la liste jointe au présent document a été approuvée par les Archives de l'Etat, peuvent être éliminés sans autre (voir annexe 2).

³ Pour les services et unités de l'administration centrale, la décision d'éliminer certains documents peut être prise par le calendrier de conservation. Si l'accord des Archives de l'Etat y est explicitement mentionné, les dossiers peuvent être détruits sans autre; si ça n'est pas le cas, un bordereau d'élimination sera établi (voir al. 4).

Bordereau d'élimination

⁴ Préalablement à toute élimination qui n'aurait pas fait l'objet d'une approbation par les Archives de l'Etat, un bordereau d'élimination sera établi, qui devra être validé par les Archives de l'Université avec l'accord des Archives de l'Etat (voir annexe 2).

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Versements aux Archives de l'Université

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Versements courants

Publications

¹ Les organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que les unités qui en dépendent, versent aux Archives de l'Université, lors de leur parution, un exemplaire des publications qu'ils éditent ou auxquelles ils participent (rapports annuels, brochures, bulletins d'information, plaquettes, etc.) (art. 14). Les publications antérieures aux directives pourront également être confiées aux Archives de l'Université, d'entente avec son archiviste.

Textes législatifs

² Dès leur authentification, les textes législatifs concernant l'Université, ainsi que les originaux signés des conventions sont versés aux Archives de l'Université (art. 15).

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Versements des dossiers d'archives

¹ Préalablement à tout versement de dossiers d'archives, un contact doit être pris avec les Archives de l'Université afin de régler les modalités de dépôt. En fonction de la quantité de dossiers à déposer, un délai peut être demandé par les Archives de l'Université pour un versement (art. 12).

Calendrier de conservation

² Sur la base de son plan de classement, un calendrier de conservation est établi par chaque service et unité de l'administration centrale, en collaboration avec l'archiviste de l'Université, (voir annexe 3). Il définit la durée de conservation des documents et prévoit si, à la fin de ce délai, les documents doivent être versés aux Archives de l'Université ou pourront être éliminés (art. 20). Les dispositions et délais prévus par les calendriers de conservation sont respectés. S'il n'a pas été précisé dans le calendrier de conservation, le délai à prendre à compte est de 10 ans.

Evaluation

³ Lorsque les autres organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que les unités qui en dépendent, désirent se dessaisir de dossiers d'archives dont ils n'ont plus l'utilité, une évaluation des dossiers concernés est établie en collaboration avec l'archiviste de l'Université, afin de définir ce qui sera versé aux Archives de l'Université et ce qui pourra être éliminé.

⁴ Les documents versés aux Archives de l'Université doivent avoir été constitués en dossiers d'archives (voir ci-dessus, 3 Conservation des documents, al. 3). Pour les documents qui peuvent être éliminés, les dispositions prévues doivent être respectées (voir ci-dessus, 4 Elimination de documents).

Bordereau de versement

⁵ Chaque versement de dossiers d'archives aux Archives de l'Université est accompagné d'un bordereau de versement (art. 12), dans lequel sont mentionnés le contenu des dossiers et les dates extrêmes. Ces données sont introduites dans un tableau dont le modèle est mis à disposition par les Archives de l'Université lors de la prise de contact en vue du versement (voir annexe 4).

⁶ Sur la base de ce bordereau, les dossiers versés sont classés par les Archives de l'Université dans le respect des différents fonds (art. 13).

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Consultation des documents d'archives

¹ Les personnes qui désirent consulter des documents d'archives s'adressent aux Archives de l'Université. La consultation se fait en principe dans ses locaux (art. 17).

Unités versantes

² Les organes centraux, les facultés et les corps universitaires, ainsi que les unités qui en dépendent, peuvent consulter et reproduire sans restriction les documents qu'ils ont versés aux Archives de l'Université (art. 16).

Tiers

³ Pour la consultation des documents par des tiers, les dispositions prévues à l'article 5 des directives sont respectées. Les documents sont en principe accessibles à l'expiration d'un délai de 30 ans (qui peut être prolongé jusqu'à cent ans pour les dossiers contenant des données personnelles). Tout ce qui peut être consulté selon ces dispositions doit avoir été déposé aux Archives de l'Université par les organes centraux et l'administration centrale (art. 21). Les facultés, les unités d'enseignement et de recherche interfacultaires et les corps universitaires, qui n'ont pas déposé leurs archives aux Archives de l'Université, accueillent les personnes qui désirent les consulter (art. 28 et 31).

Recherches historiques

⁴ Sur préavis favorable des orga­nes, facultés, corps ou unités concernés, le Rectorat peut accorder que ces délais soient excep­tionnel­lement réduits pour des recher­ches historiques (art. 5).

Loi sur l'information et l'accès aux documents

⁵ Par analogie à l'art. 37, al. 2, de la loi du 9 septembre 2009 sur l'information et l'accès aux documents, les organes, facultés, corps ou unités qui ont versé des documents aux Archives de l'Université restent compétents pour traiter les demandes d'accès relatives à ces documents jusqu'au terme de la réserve de consultation prévue par l'art. 5 des directives sur l'archivage des documents.

Dossiers généraux

Activités

Relations au sein de l'Université

Relations extérieures

Comptabilité

Rubrique de classement

Durée utilité

Sort final

Remarque

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Relations au sein de l'Université

Relations extérieures

Comptabilité